Bart Brandenburg: “Het komt weleens voor dat een bewoner naar mij toe komt in het kantoor, snel achter mij staat, nét als ik iets aan het schrijven ben in een dossier van een andere bewoner.  Maar die informatie is vertrouwelijk en niet voor hem bedoeld. Ik zeg dan dat hij even bij de deur moet wachten. Dan ben ik me er echt wel bewust van dat dit gevoelige informatie is. En om dat ‘veilig’ te houden moet ik als begeleider wel goed mijn hoofd erbij houden!

En ik moet ook open staan voor veranderingen, al wordt het voor mij niet altijd makkelijker. Want tot voor kort geleden hing ons whiteboard op kantoor nog vol met handige lijstjes, telefoonnummers van ouders van de bewoners, welke afspraken ze hadden en andere best wel persoonlijke informatie. Dat was super handig, maar Tessa (digicoach) heeft het ons verboden, haha! Nu hebben wij dit soort informatie alleen nog digitaal. Ik ben alleen niet zo handig met computers. Dus het kost mij meer moeite, meer energie om de informatie te vinden. Waar stond het ook alweer in de computer? 

Wat ik nodig heb? Ik gun elk team een Tessa, haha! Iemand die op je locatie je erop wijst waar je allemaal gevoelige informatie hebt liggen, hangen of staan. Als digicoach heeft zij ons geholpen hoe je de papieren informatie die we in mappen en op het bord hadden hangen, digitaal bewaart en terugvindt. Ik snap dat gevoelige informatie veilig moet zijn en waarom, hoor. Maar het blijft voor mij gewoon makkelijker en sneller om een map uit de kast te pakken. Aan de andere kant weet ik óók dat als ik vaker in de map op de computer kijk, ik daar ook handiger word. Ik heb tijd nodig om dat te leren. Nu nog aan de slag met onze postvakjes in ons kantoor! Waarin vaak ook post ligt met allerlei gevoelige informatie.”  

Tessa Kruijswijk, begeleider op verschillende locaties en digicoach: 

“Ik vind lijstjes op een whitebord ook heel handig, hoor, maar wat het makkelijkst is, is niet altijd veilig! Dus horen bijvoorbeeld telefoonnummers niet op een bord te hangen, zichtbaar voor iedereen. Wat ik zie op locaties? Van alles! Op prikborden hangen lijstjes met geboortedata van bewoners. Of je bent net een rapportage aan het schrijven en een bewoner roept je, je loopt weg, zonder je computer af te sluiten. In postbakjes zit soms nog oude post met gevoelige informatie van bewoners. En ik heb ook wel eens een telefoon van de locatie gezien, met daarop een sticker met de toegangscode van die telefoon waarin telefoonnummers van ouders zijn opgeslagen e.d.”  

Tessa: “En wat Bart zegt, hoor ik andere collega’s ook zeggen: het is zo makkelijk, om die papieren lijstjes bij de hand te hebben. Maar daarmee niet veilig! Als digicoach help ik om collega’s zich daarvan bewust te worden en ik geef graag praktische tips. Ook al is er weerstand, zoals Bart dat ook heeft met het werken met de computer, de wil is er wel. En veilig omgaan met informatie hoort er ook gewoon bij als je mensen goed wil kunnen ondersteunen. De vraag die ik krijg, is vooral: waar te beginnen? 

Op ons intranet delen we tips voor wachtwoorden, e-mail, PUUR en andere thema’s. Nieuwe medewerkers (en halverwege 2025 álle medewerkers) volgen een leerpad met onder andere een e-learning veilig omgaan met informatie. Maar de digicoaches hebben ook met elke collega een gesprek over waar ze nog hulp bij nodig hebben. Maar het liefst kom ik langs op locatie! Want je kunt nog zoveel lezen en kijken op intranet, écht op de locatie zijn en gewoon kijken naar wat je om me heen ziet, vragen stellen over waar je welke informatie bewaart, werkt het beste. Je gaat er namelijk meteen praktisch mee aan de slag. Dat motiveert. En goed voorbeeld geven doet volgen. 

“En veilig omgaan met informatie zit ‘m niet alleen in hoe je informatie bewaart, maar gaat ook over: wat vertel je, over wie heb je het en wie ‘luistert mee’, etc. Even de deur achter je dicht doen, zodat je rustig aan de telefoon kunt spreken zonder dat anderen mee kunnen luisteren bijvoorbeeld. Je daar bewust van zijn is ook erg belangrijk.”
 
Mijn tip aan teams om te beginnen is ook: bekijk eens alle informatie die zichtbaar ergens hangt, ligt of op staat: is dit gevoelige info? Is het nodig én veilig (of alleen makkelijk 😉)? Kan het ook digitaal? Het begint bij je bewust worden. Kom je er niet uit, bel dan de digicoach van jouw regio.”