Een collega als coach

De opdracht voor coaches Karin en Joke was om bij het team het zelfsturend werken zoals we bij Estinea werken weer op poten te zetten. Regiomanager Mia: “Teams krijgen steeds meer te maken met wisselingen van collega’s en zij-instromers. Dan is het moeilijker om het DNA van Estinea vast te houden, het zelfsturend werken en het werken volgens een methodische cyclus. Er kan niet meer al werkende van ervaren collega’s geleerd worden, want die zijn er minder. Een coach on the job kan tijdelijk een handje helpen, liefst preventief. Zo kan voorkomen worden dat de kennis over zelfsturend werken minder wordt. Karin en Joke zijn beide ervaren persoonlijk begeleiders, zij kennen het DNA van Estinea en het zelfsturend werken van haver tot gort. En wie kunnen deze kennis nu beter overbrengen dan eigen collega’s? Er werken binnen Estinea zoveel collega’s met talenten en kwaliteiten, ook met coachingsvaardigheden.”

Coaches Karin en Joke: “We zijn in het team begonnen met wat zelfsturend werken betekent en hebben de taken die daarbij horen verdeeld onder de medewerkers, zoals het roosteren en de ondersteuningsplannen up-to-date maken. We hebben het team bevraagd op dingen, zoals waarom doen we de dingen zoals we ze doen en is dit ook de bedoeling? Voordeel van coaching on the job is dat we een goed beeld kregen van wat het team nodig had. We konden direct praktisch coachen, vragen stellen, voordoen. We zagen dat het team langzamerhand steeds meer vertrouwen in zichzelf kreeg.”

Een dilemma als coach on the job was dat we ons af en toe afvroegen, omdat we Estinea zo goed kennen: zitten we nu niet teveel op de stoel van een andere collega, zoals een P&O-adviseur of adviseur zorgprocessen? En een valkuil kan ook zijn dat je als coach teveel gaat bijspringen op de werkvloer, omdat je bewoners en collega’s zo goed kent en letterlijk op de werkvloer zit. Daarnaast is belangrijk om met elkaar regelmatig het gesprek te blijven voeren over: wanneer is het moment om ‘af te bouwen’? Het is natuurlijk de bedoeling dat het team jou als coach niet meer nodig heeft en het zelf kan en doet.” Na een jaar is het team daar goed op weg naar en is er veel verbeterd vinden de coaches. “Ze nemen verantwoordelijkheid voor hun taken en er is meer rust en evenwicht in het team gekomen.”

André: “Het meest heb ik gehad aan het sparren met Joke en Karin. Over hoe ik bijvoorbeeld een gesprek aanga met een collega over afspraken die niet zijn nagekomen. Dan zat Joke of Karin ook bij zo’n gesprek en dat vond ik prettig, als steun, en om af te kijken hoe ze feedback gaf. Ander voordeel was dat ze vanaf de zijkant goed kunnen observeren en bevestigen dat we hard hebben gewerkt. We hebben het nodig dat dat ook wordt gezien. Als team zijn we er nog niet. We kunnen bijvoorbeeld proactiever zijn in het oppakken van taken. Is iets kapot, kom in actie. En een aandachtspunt is dat we gezond roosteren. Mijn eigen leerpuntje is dat ik dingen wat meer los ga laten, dingen bij diegene laat die daarover gaat in plaats van het alvast doen omdat ik zie dat het nog niet is gedaan.”

Jordin: “Waar we tegenaan liepen? In ons team was er een constante wisseling van collega’s, we werkten met veel ZZP’ers die kwamen en weer gingen. Daardoor kregen we de taken in de takenmatrix niet goed verdeeld en we hadden weinig kennis van zelfsturend werken. Joke en Karin hebben mij vooral geholpen om het ondersteuningsplan goed in te vullen. Dan ging een van de twee naast me zitten achter de laptop en gingen we samen veld voor veld invullen. Ik had echt dit zetje nodig. En het hielp dat we ook een strakke deadline hadden om dit in te vullen. Daarnaast was er in ons team een periode waarin we als collega’s veel ergernissen hadden. Joke en Karin fungeerden dan ook als een soort vertrouwenspersoon bij wie je je ei kwijt kon. Doordat ze op de werkvloer waren, wisten ze welke situaties we in het werk vaak tegenkwamen. Dat is heel fijn, want daardoor voelde ik me echt begrepen. Met al hun kennis konden ze ons ook echt ondersteunen in CCE-trajecten, moreel beraad en het methodisch werken.”

May: “Ik wilde niet zien dat ik teveel hooi op mijn vork nam, dat ik het privé pittig had en ik niet lekker in mijn vel zat. Karin legde de vinger op de zere plek. De locatie waar ik werkte, was niet de juiste plek voor mij. Ik merkte dat ik met mijn buikpijn naar mijn werk ging. Dat Karin coach on the job was, was echt een voordeel: ze was heel betrokken, nam haar eigen ervaring mee, wat zorgde voor herkenning. Ik zou het goed vinden als Estinea meer gebruik maakt van coaches on the job: er is altijd ruimte voor verbetering. Zeker ook in teamprocessen. Zoals beter samenwerken, elkaar beter leren kennen en het inzicht dat je in je werk ook altijd een stuk meeneemt van wat je van huis hebt meegekregen.”